W Polsce liczba nowych przedsiębiorstw wzrasta z roku na rok, co stawia przedsiębiorców przed dylematem: czy nabyć nowe pojazdy dla swojej floty, czy zrezygnować z posiadania własnych samochodów i postawić na długoterminowe użyczanie auta dostawczego? W poniższym artykule przedstawione są sugestie, jak właściwie rozliczyć koszty związane z leasingiem samochodu na potrzeby działalności gospodarczej.
Umowa najmu samochodu w działalności gospodarczej
Możliwość wynajęcia samochodu wynika z umowy najmu. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, umowa najmu jest umową, w której wynajmujący oddaje rzecz najemcy do używania na czas określony lub nieokreślony, za co najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu określony czynsz. Z kolei § 2 tej samej ustawy wskazuje, że czynsz może być wyrażony w pieniądzu lub w innego rodzaju świadczeniach.
W przypadku rozliczeń podatkowych związanych z najmem samochodu, wartość należności należy ustalić w zależności od długości trwania umowy. Wyróżnia się zwykle dwa rodzaje najmu:
- Krótkoterminowy, czyli umowa na okres krótszy niż 6 miesięcy,
- Długoterminowy, czyli umowa na okres równy lub dłuższy niż 6 miesięcy.
W związku z tym, wartość należności z tytułu najmu samochodu będzie zależała od czasu trwania umowy najmu oraz wysokości czynszu ustalonego w umowie.
Wynajem samochodu – rozliczenie podatku VAT
Wynajem samochodu a Vat – w przypadku wynajmu samochodu, firma wynajmująca musi pobrać podatek VAT od klienta. Podatek VAT pobierany jest od kwoty netto, czyli od kwoty wynajmu bez podatku. Stawka VAT wynosi 23%. Firma wynajmująca musi wystawić fakturę VAT za wynajem samochodu. W fakturze musi znaleźć się kwota brutto wynajmu, stawka VAT oraz kwota netto. W przypadku wynajmu samochodu na cele służbowe, klient może odliczyć VAT od swojego podatku VAT.
Czynsz za wynajem auta – rozliczenie w KPiR
Kosztem nieuniknionym przy wynajmowaniu samochodu jest czynsz. Dla pojazdów osobowych, ten wydatek rozliczany jest zgodnie z nowym limitem wynoszącym 150 000 zł. Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 47a ustawy o PIT, jeśli wartość samochodu nie przekracza kwoty 150 000 zł, wtedy czynsz księgowany jest w pełnej wartości w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki. Jeśli jednak wartość samochodu przekracza ten limit, koszty czynszu księguje się według następującego wzoru: 150 000 / wartość pojazdu x czynsz
Dodatkowe koszty związane z wynajmowanym pojazdem
Gdy przedsiębiorca decyduje się na wynajem samochodu, musi liczyć się z dodatkowymi wydatkami. Podstawowym kosztem jest czynsz za wynajmowany pojazd, a także zakup paliwa, opłaty za autostradę, parking czy ewentualne koszty naprawy i eksploatacji pojazdu.
Warto zwrócić uwagę na te dodatkowe koszty, ponieważ mogą one istotnie wpłynąć na ogólną opłacalność wynajmu samochodu dla przedsiębiorcy. Przed podjęciem decyzji o wynajmie samochodu warto zatem dokładnie przeanalizować wszystkie koszty związane z jego eksploatacją oraz porównać je z kosztami, jakie generowałoby posiadanie własnego pojazdu. Tylko wówczas można podjąć świadomą decyzję, która opcja jest bardziej korzystna dla prowadzonej działalności gospodarczej.
Wydatki, które nie kwalifikują się do kosztów firmowych wynajmu samochodu
W Polsce liczba nowych przedsiębiorstw wzrasta z roku na rok, co stawia przedsiębiorców przed dylematem: czy nabyć nowe pojazdy dla swojej floty, czy zrezygnować z posiadania własnych samochodów i postawić na długoterminowe użyczanie auta dostawczego? W poniższym artykule przedstawione są sugestie, jak właściwie rozliczyć koszty związane z leasingiem samochodu na potrzeby działalności gospodarczej.
Umowa najmu samochodu w działalności gospodarczej
Możliwość wynajęcia samochodu wynika z umowy najmu. Zgodnie z art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, umowa najmu jest umową, w której wynajmujący oddaje rzecz najemcy do używania na czas określony lub nieokreślony, za co najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu określony czynsz. Z kolei § 2 tej samej ustawy wskazuje, że czynsz może być wyrażony w pieniądzu lub w innego rodzaju świadczeniach.
W przypadku rozliczeń podatkowych związanych z najmem samochodu, wartość należności należy ustalić w zależności od długości trwania umowy. Wyróżnia się zwykle dwa rodzaje najmu:
- Krótkoterminowy, czyli umowa na okres krótszy niż 6 miesięcy,
- Długoterminowy, czyli umowa na okres równy lub dłuższy niż 6 miesięcy.
W związku z tym, wartość należności z tytułu najmu samochodu będzie zależała od czasu trwania umowy najmu oraz wysokości czynszu ustalonego w umowie.
Wynajem samochodu – rozliczenie podatku VAT
Wynajem samochodu a Vat – w przypadku wynajmu samochodu, firma wynajmująca musi pobrać podatek VAT od klienta. Podatek VAT pobierany jest od kwoty netto, czyli od kwoty wynajmu bez podatku. Stawka VAT wynosi 23%. Firma wynajmująca musi wystawić fakturę VAT za wynajem samochodu. W fakturze musi znaleźć się kwota brutto wynajmu, stawka VAT oraz kwota netto. W przypadku wynajmu samochodu na cele służbowe, klient może odliczyć VAT od swojego podatku VAT.
Czynsz za wynajem auta – rozliczenie w KPiR
Kosztem nieuniknionym przy wynajmowaniu samochodu jest czynsz. Dla pojazdów osobowych, ten wydatek rozliczany jest zgodnie z nowym limitem wynoszącym 150 000 zł. Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 47a ustawy o PIT, jeśli wartość samochodu nie przekracza kwoty 150 000 zł, wtedy czynsz księgowany jest w pełnej wartości w kolumnie 13 KPiR – pozostałe wydatki. Jeśli jednak wartość samochodu przekracza ten limit, koszty czynszu księguje się według następującego wzoru: 150 000 / wartość pojazdu x czynsz
Dodatkowe koszty związane z wynajmowanym pojazdem
Gdy przedsiębiorca decyduje się na wynajem samochodu, musi liczyć się z dodatkowymi wydatkami. Podstawowym kosztem jest czynsz za wynajmowany pojazd, a także zakup paliwa, opłaty za autostradę, parking czy ewentualne koszty naprawy i eksploatacji pojazdu.
Warto zwrócić uwagę na te dodatkowe koszty, ponieważ mogą one istotnie wpłynąć na ogólną opłacalność wynajmu samochodu dla przedsiębiorcy. Przed podjęciem decyzji o wynajmie samochodu warto zatem dokładnie przeanalizować wszystkie koszty związane z jego eksploatacją oraz porównać je z kosztami, jakie generowałoby posiadanie własnego pojazdu. Tylko wówczas można podjąć świadomą decyzję, która opcja jest bardziej korzystna dla prowadzonej działalności gospodarczej.
Wydatki, które nie kwalifikują się do kosztów firmowych wynajmu samochodu
Zachowując należytą ostrożność, powinniśmy unikać wliczania wydatków związanych z rozliczeniem transakcji, które są niekwalifikowalne. Do takich wydatków możemy zaliczyć ubezpieczenie wypożyczanego pojazdu, o ile kontrakt nie zawiera zapisu posiadania takowego. Tylko w sytuacji, gdy klauzula w kontrakcie mówi, że osoba wynajmująca jest zobligowana pokryć opłaty ubezpieczeniowe, możliwe jest uwzględnienie tych kosztów jako kosztów osiągnięcia przychodu. Jednakże, należy pamiętać o nieprzekroczeniu opłat za ubezpieczenia OC, AC i NW w obrębie limitu kilometrówki w danym okresie.
Ciekawostką jest fakt, iż korzystanie z wypożyczonego samochodu osobowego, po przekroczeniu kwoty czynszu w wysokości 150 000 zł, nie zezwala na odliczenie tej sumy. W ramach kosztów podatkowych można zaliczyć jedynie do 75% wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Wszystkie poniesione koszty powinny być rozliczone wyłącznie na podstawie dokumentów księgowych. Rozliczenie podatków w firmie jak widać to kwestia złożona, warto zatem rozważyć powierzenie kwestii podatkowych profesjonalnej firmie takiej jak np. Biuro rachunkowe Vamik oferującego pełną obsługę księgową dla spółek.