E-akta firmowe ? jak prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą zgodnie z prawem
Cyfryzacja procesów HR staje się nie tylko trendem, ale i koniecznością wynikającą z przepisów prawa oraz rosnących oczekiwań pracodawców i pracowników. Elektroniczna dokumentacja pracownicza to dziś standard w nowoczesnych organizacjach, które stawiają na efektywność, bezpieczeństwo i zgodność z obowiązującymi regulacjami. Prowadzenie akt osobowych w formie cyfrowej pozwala nie tylko ograniczyć koszty i papierową biurokrację, ale także usprawnić zarządzanie informacjami kadrowymi.
Co obejmuje elektroniczna dokumentacja pracownicza?
E-akta, zgodnie z obowiązującymi przepisami, obejmują pełen zestaw dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika ? od momentu rekrutacji, przez przebieg zatrudnienia, aż po zakończenie stosunku pracy. Elektroniczne akta osobowe dzielą się na cztery części:
- A ? dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie,
- B ? dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
- C ? dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
- D ? dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika.
Każdy z tych elementów może być przechowywany w formie cyfrowej, o ile system zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa, integralności i dostępności danych.
Wymogi prawne i bezpieczeństwo danych
Polskie przepisy dopuszczają prowadzenie elektronicznych akt osobowych, pod warunkiem spełnienia określonych standardów technicznych. Kluczowe jest, aby dokumentacja była tworzona i przechowywana w sposób uniemożliwiający jej utratę lub modyfikację przez osoby nieuprawnione. Konieczne jest również stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej, które potwierdzają autentyczność dokumentów.
Równie istotne jest zapewnienie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO). System do prowadzenia e-akt powinien posiadać funkcje kontroli dostępu, rejestrowania zmian i archiwizacji, co umożliwia zachowanie pełnej przejrzystości i bezpieczeństwa procesów kadrowych.
Korzyści z cyfrowych akt osobowych
Wdrożenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej przynosi szereg korzyści organizacyjnych. Przede wszystkim znacząco redukuje czas potrzebny na wyszukiwanie dokumentów i umożliwia ich szybkie udostępnianie uprawnionym osobom. Zmniejsza także koszty archiwizacji i minimalizuje ryzyko utraty danych wskutek zniszczenia papierowych akt.
Pracownicy działu HR zyskują większą elastyczność w pracy ? mogą zarządzać dokumentacją z dowolnego miejsca, co jest szczególnie istotne w erze pracy zdalnej i rozproszonych zespołów.
Technologia wspierająca zgodność i efektywność
Nowoczesne systemy HR łączą obsługę dokumentacji elektronicznej z innymi funkcjami kadrowo-płacowymi, tworząc kompleksowe środowisko do zarządzania personelem. Nowoczesne rozwiązania HR pozwalają integrować akta osobowe z procesami rekrutacji, ewidencji czasu pracy czy rozliczania wynagrodzeń, zapewniając pełną spójność danych.
Takie podejście rozwija SDWorx, oferując kompleksowe systemy do zarządzania personelem i płacami, w których elektroniczne akta osobowe stanowią integralny element cyfrowej administracji. Dzięki temu firmy mogą nie tylko działać zgodnie z prawem, ale również budować bardziej efektywne, zautomatyzowane i bezpieczne środowisko pracy.