Robisz porządki w swoich dokumentach, ale nie masz pomysłu, co możesz zrobić, by je odpowiednio poukładać? Przedstawiamy garść wskazówek, które ułatwią Ci ich uporządkowanie.
Zaopatrz się w pojemniki na dokumenty
Chcąc zrobić porządki, powinieneś zaopatrzyć się w odpowiednie pojemniki do ich przechowywania. Do uporządkowania dokumentów możesz wykorzystać:
Pamiętaj, by pojemniki, w których będziesz przetrzymywać dokumenty, stanowiły zabezpieczenie przed działaniem wilgoci, kurzu czy promieni UV. Wydruki powinny być też bezpieczne i nie powinny znajdować się gdzieś na wierzchu. Twoim obowiązkiem jest ochrona zawartych w nich danych przed osobami, które mogłyby uzyskać na tej podstawie informacje, do których nie powinny mieć dostępu.
Dobrze opisz segregowane materiały
Możesz to zrobić na różne sposoby: wykorzystując do tego zarówno urządzenia drukujące, jak i podpisując je ręcznie. Jeżeli zdecydujesz się na pierwszą z tych metod, do wydruków możesz zastosować papier samokopiujący– umożliwi Ci on masowy wydruk kopii, gdy np. jedną określoną nazwą musisz opisać wiele pudełek. Jeśli zaś postanowiłeś, że swoje pudła opiszesz ręcznie, możesz wykorzystać w tym celu markery olejowe.Nadają siędo tego typu prac biurowych, ponieważ:
- można je stosować na różnych powierzchniach – plastiku, metalu, szkle czy gumie;
- są nieścieralne, przez co nawet po dłuższym czasie będziesz wiedział, co jest napisane w konkretnym miejscu;
- pozostawiają wyraźny ślad;
- są bezpieczne zarówno dla Twojego zdrowia, jak i dla środowiska.
Markety w różnych interesujących kolorach i w dobrej jakości, znajdziesz na Ofix.pl.
Korzystaj z niszczarki
Jeżeli w Twoim otoczeniu znajdują się dokumenty, które są nieprzydatne i chcesz się ich pozbyć, koniecznie zniszcz je w niszczarce. Nie należy ich wyrzucać bezpośrednio do śmieci, ponieważ może to wiązać się z wyciekiem zawartych tam danych osobowych. Co ciekawe, coraz częściej mówi się o zjawisku szpiegostwa gospodarczego, które polega na tym, że konkurencja przeszukuje śmieci wyrzucane przez konkretne firmy, by zdobyć jak najwięcej informacji na temat ich funkcjonowania.
Brak dbałości o wyrzucane dokumenty może skutkować nie tylko tym, że złamiesz prawo, bo dane z dokumentów są niedostatecznie chronione, ale również wiąże się to ze stratami związanymi ze szpiegostwem konkurentów. Należy zatem troszczyć się nie tylko o te dokumenty, które zostają w firmie, ale również o te, które wyrzucasz. Nie możesz zapominać również o tym, że istnieje szereg dokumentów, np. księgowych, których nie wolno się pozbywać przed upływem określonego w ustawie czasu. Zanim więc zaczniesz robić porządki w dokumentach, upewnij się, czego na pewno możesz się pozbyć.
Pamiętaj, by produkty, po które sięgasz, były wysokiej jakości. Najlepiej jest sięgać po sprawdzone marki, np. te, dostępne na Ofix.pl – w tym sklepie internetowym znajdziesz artykuły biurowe, które cieszą się uznaniem klientów i będą służyć Ci przez długi czas!