Kasy fiskalne służą przede wszystkim do wystawiania paragonów fiskalnych. To jednak nie jest ich jedyna funkcja. Równie ważną kwestią jest sporządzanie raportów fiskalnych, których poprawne wykonywanie stanowi świadectwo właściwego wywiązywania się z obowiązków podatkowych. Jakie raporty można wykonywać na kasie fiskalnej? Które z nich są obowiązkowe? O tym w poniższym artykule.
Czym jest raport fiskalny?
Wszystkie transakcje dokonywane w sklepie lub punkcie usługowym muszą być rejestrowane za pomocą kasy fiskalnej. Ich potwierdzenie zostaje wydrukowane w formie paragonu fiskalnego, a poza tym zapisuje się w pamięci kasy fiskalnej. W ten sposób można ze zgromadzonych danych sporządzić raport fiskalny – dobowy, miesięczny lub roczny. Takie dokumenty są przekazywane przez kasy fiskalne online do Centralnego Repozytorium Kas, gdzie mogą zostać skontrolowane przez uprawnione do tego podmioty. Natomiast w przypadku sklepów i punktów niekorzystających jeszcze z kas fiskalnych online, raporty fiskalne mogą być sprawdzane podczas kontroli skarbowej.
Jakie wyróżniamy rodzaje raportów fiskalnych?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816) przedsiębiorcy są zobowiązani do sporządzania dwóch rodzajów raportów fiskalnych – dobowego i miesięcznego.
Raport dobowy, jak sama nazwa wskazuje, powinien zostać wystawiony po każdym dniu, w którym odbywała się sprzedaż. Można wystawić go tego samego dnia, gdy została zarejestrowana ostatnia transakcja, lecz również kolejnego dnia, przed wystawieniem pierwszego paragonu fiskalnego. Zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem nie ma obowiązku drukowania raportów dobowych, zarówno na kasach online, jak i tych z kopią elektroniczną – wystarczy przechowywać je w postaci zapisu danych, a w przypadku żądania ich wersji papierowej można je wtedy wydrukować. Warto wiedzieć, że coraz więcej modeli kas ma wbudowaną funkcję przypominania o wystawieniu raportu dobowego. Bez jego sporządzenia nie będzie możliwe zarejestrowanie nowej sprzedaży kolejnego dnia.
Kolejnym rodzajem obowiązkowego dokumentu fiskalnego jest raport okresowy (miesięczny). Powinien zostać wystawiony po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, lecz przedsiębiorcy mają na to czas aż do 25 dnia kolejnego miesiąca. Oznacza to, że raport miesięczny za styczeń może zostać wystawiony nawet 25 lutego. W przypadku tego dokumentu nie wystarczy już sporządzenie go w wersji elektronicznej – wszystkie raporty miesięczne muszą zostać wydrukowane. Jeśli w danym miesiącu nie było żadnej sprzedaży, raport miesięczny pomijamy.
Jakie raporty niefiskalne można wystawić na kasie fiskalnej?
Poza obowiązkowymi raportami dobowymi i miesięcznymi z pomocą kasy fiskalnej można wystawić również inne rodzaje raportów nazywane niefiskalnymi. Nie są one więc w żaden sposób powiązane z obowiązkami podatkowymi, a zatem nie są również przedmiotem zainteresowania Urzędu Skarbowego. Jednym z nich jest raport roczny. Może on być przydatny dla księgowości firmy, dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na jego coroczne sporządzanie. Aby go otrzymać, należy wykonać raport okresowy skrócony – obejmujący okres od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
Poza raportem rocznym kasa fiskalna może wygenerować także raporty kasowe. To dokumenty przedstawiające m.in. stan kasy, statystyki dotyczące sprzedaży czy informacje na temat transakcji odroczonych. Przydatny jest również raport szczegółowy sprzedaży pozwalający na zapoznanie się z wartością sprzedaży poszczególnych usług lub produktów, a także z wysokością utargu osiągniętego przez każdego z kasjerów. Dzięki takim raportom można dokonać wartościowych analiz działalności sklepu lub punktu usługowego i wprowadzić ewentualne zmiany w ich funkcjonowaniu.
Jak wygenerować raporty na kasie fiskalnej?
Sposób wystawienia raportu fiskalnego lub niefiskalnego będzie różnił się w zależności od marki i modelu kasy fiskalnej. Najczęściej urządzenia te wyposażone są jednak w dedykowane menu do sporządzania różnego rodzaju raportów. Tam można wybrać jaki typ raportu chcemy wygenerować i którego okresu ma dotyczyć. W tym miejscu możliwa jest również zmiana sposobu wystawiania raportów – jeśli chcemy, aby raport dobowy powstawał nie tylko w wersji elektronicznej, lecz również w papierowej, tutaj możemy to ustawić. Niektóre kasy fiskalne mają również opcję przypominania o wystawieniu raportu miesięcznego, co także można włączyć w menu raportów. W przypadku trudności z wyborem ustawień raportów najlepiej skontaktować się ze swoim serwisem kas fiskalnych, który rozwieje wszelkie wątpliwości.
Przez jaki czas należy przechowywać raporty fiskalne?
Raporty fiskalne należą do grupy dokumentów księgowych, które muszą być przechowywane przez 5 lat. Tyle wynosi okres przedawnienia zobowiązania podatkowego liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku raportów dobowych przechowywanie dokumentów jest znacznie ułatwione – wystarczy zapisać je na elektronicznym nośniku pamięci. Nieco trudniejszym zadaniem będzie gromadzenie miesięcznych raportów fiskalnych, które muszą zostać wydrukowane. Należy zadbać, aby znajdowały się w suchym i chłodnym miejscu z dala od promieni słonecznych.